AI-ajanvaraus puhelimessa,
joka vie varauksen eteenpäin

Puhelinajanvaraus tekoälyllä voi alkaa asiakkaan omilla sanoilla: agentti kartoittaa tarpeen, kysyy sovitut tiedot ja valmistelee seuraavan vaiheen ilman turhaa näppäinvalikkoa.

Keskustele kokeilustaMiten se toimii

Soita ja kokeile itse.

Kaksi demoa. Valitse, kumpaa haluat kokeilla.

Yritysvastaajan demo045 490 2131Kysy palveluista tai jätä yhteydenottopyyntö.Soita ja kokeile Autohuollon demo045 490 8083Kysy auton huollosta tai kerro autosi ongelmasta.Soita ja kokeile

AI Call · Suomenkielinen AI-puhelinagentti yritykselle

PUHELUT OMASSA SOVELLUKSESSASIHavainnollistava demo · ei live-puhelu

Näet, kuka soitti ja mitä asia koski.

Asiakkaan asia selviää yhteenvedosta. Voit myös lukea keskustelun tai kuunnella tallenteen.

Soittajan numero+358 40 ••• ••67

Mikko · esimerkkiasiakas

Huoltopyyntö

Mistä puhuttiin?

Mikko kysyi autolleen määräaikaishuoltoa ensi viikolle. Huoltoaika jäi sovittavaksi yrityksen kanssa.

Auto
Škoda Octavia, 2018
Asiakkaalle sopisi
Tiistai tai torstai aamupäivällä
Sinun seuraava tehtäväsiSoita Mikolle ja sovi huoltoaika.

Aikaa ei ole vielä varattu.

Kuuntele Leonin oikea ääni

Näin Leon vastaa autohuollon demopuheluun.

Äänikatkelma oikeasta autohuollon testipuhelusta. Mikon yhteenveto ja keskustelu ovat erillinen, keksitty esimerkki.

Leonin tervehdys
“10X Autohuolto Demo, Leon tässä.”
Leon
EsimerkkikeskusteluHavainnollistava keskusteluLue keskusteluSulje
  1. AI Call

    Hei! Olen yrityksen tekoälyvastaaja. Miten voin auttaa?

  2. Soittaja

    Hei, onnistuisiko auton määräaikaishuolto ensi viikolla?

  3. AI Call

    Voin välittää huoltopyynnön. Mikä auto sinulla on?

  4. Soittaja

    Škoda Octavia, vuosimalli 2018.

  5. AI Call

    Milloin huolto sopisi sinulle?

  6. Soittaja

    Tiistaina tai torstaina aamupäivällä.

  7. AI Call

    Selvä. Millä nimellä välitän pyynnön?

  8. Soittaja

    Mikko.

  9. AI Call

    Kiitos, Mikko. Välitän toiveesi. Yritys ottaa sinuun yhteyttä ajan sopimiseksi.

Mikon esimerkin tiedot ovat keksittyjä ja numero on peitetty. Oikean puhelun numero näkyy, kun se välittyy puhelun mukana. Tallenteet ovat käytettävissä, kun tallennuksesta on sovittu ja se on käytössä.

MITÄ AI-AJANVARAUS TARKOITTAA?

Ajanvaraus alkaa usein keskustelusta, ei kalenterista.

AI-ajanvarauksessa puheagentin tehtävä on ymmärtää, miksi asiakas haluaa ajan ja mitä tietoja ennen seuraavaa vaihetta tarvitaan. Tämä erottaa puhelimessa tapahtuvan ajanvarauksen pelkästä verkkokalenterista. Asiakas voi kertoa tarpeensa omilla sanoillaan, minkä jälkeen agentti kysyy käyttötapauksen kannalta olennaiset tarkennukset: mitä palvelua tarvitaan, milloin asiakas toivoo aikaa, onko kyse uudesta vai olemassa olevasta asiakkaasta ja tarvitaanko ennen varausta muuta tietoa.

AI Call ei kuitenkaan oleta, että jokaisessa käyttöönotossa on automaattisesti valmis kalenteri-, CRM- tai muu integraatio. Julkisessa sivussa erotamme keskustelun ja varsinaisen ulkoisen toiminnon toisistaan. Agentti voi kartoittaa ja valmistella ajanvarauksen, mutta varsinainen kalenterikirjaus voidaan tehdä vain, jos kyseinen integraatio ja toimintaoikeus on erikseen toteutettu, testattu ja hyväksytty. Muussa tapauksessa seuraava vaihe voi olla esimerkiksi ihmisen vahvistus tai takaisinsoittopyyntö.

Toimialakohtaisesta ajanvaraus- ja huoltointakesta katso myös AI-puhelinagentti autohuoltoon. Ravintolan pöytä- ja ryhmävarauspuheluista katso AI-puhelinagentti ravintolalle.

01

Tarve

Asiakas kertoo, mitä hän haluaa varata tai mistä hän haluaa keskustella.

02

Ajankohta

Agentti kysyy toivotun päivän, ajan tai muun sovitun saatavuustiedon.

03

Seuraava askel

Ajanvaraus valmistellaan hyväksyttyyn vahvistukseen, kalenteritoimeen tai handoffiin.

PUHELINVARAUKSEN TYÖNKULKU

Hyvä ajanvarausagentti tietää, mitä pitää kysyä — ja mitä ei.

Ajanvarauksen automatisointi toimii parhaiten silloin, kun ensimmäinen keskustelu voidaan kuvata selkeänä työnkulkuna. Kaikkia mahdollisia tilanteita ei tarvitse ratkaista. Riittää, että agentti tunnistaa käyttötapauksen, kysyy oikeat tiedot ja tietää, milloin prosessi voidaan viedä eteenpäin ja milloin tarvitaan ihminen. Tämä vähentää riskiä siitä, että puheagentti yrittäisi improvisoida varausta tilanteessa, johon sillä ei ole hyväksyttyä toimintatapaa.

Tunnista ajanvaraustarve

Agentti selvittää, minkä palvelun, asian tai tapaamisen vuoksi asiakas soittaa.

Kysy tarvittavat tiedot

Puhelussa voidaan kerätä esimerkiksi asiakkaan yhteystiedot, toivottu ajankohta ja muut ennalta määritetyt tiedot.

Rajaa sopiva seuraava vaihe

Agentti voi valmistella ajanvarausta tai siirtää asian ihmiselle sen mukaan, mitä käyttöönotossa on hyväksytty.

Vahvista hallitusti

Varsinainen varaus, kalenterikirjaus tai muu ulkoinen toimi tehdään vain sellaisella tavalla, joka on erikseen toteutettu ja todennettu.

MISSÄ AI-AJANVARAUS VOI AUTTAA?

Puhelut, joissa seuraava tavoite on ajan tai yhteydenoton sopiminen.

AI-ajanvaraus sopii parhaiten tilanteisiin, joissa asiakkaan ensimmäinen kysymys johtaa melko ennustettavaan prosessiin. Esimerkiksi palveluyrityksessä asiakas voi soittaa saadakseen ajan, pyytääkseen asiantuntijan soittoa tai selvittääkseen, mikä palvelu hänen tilanteeseensa sopii ennen varsinaista ajanvarausta. B2B-ympäristössä taas puhelu voi johtaa myyntitapaamisen valmisteluun, mutta ennen sitä tarvitaan muutama kvalifioiva kysymys. Olennaista on, että agentin tehtävä rajataan liiketoimintaprosessin ensimmäiseen hallittavaan osaan eikä sille luvata koko asiakaspolun automaattista hoitamista.

Palveluajan kartoitus

Asiakas kertoo tarvitsemansa palvelun. Agentti kysyy sovitut tarkentavat kysymykset ja kartoittaa, milloin asiakas toivoo aikaa.

Takaisinsoittoajan sopiminen

Jos varsinainen kalenterikirjaus ei kuulu automaatioon, agentti voi silti kerätä asiakkaan toivoman yhteydenottoajan ja valmistella takaisinsoiton.

Esikvalifiointi ennen ajanvarausta

Joissakin prosesseissa aikaa ei kannata varata ennen kuin tarvittavat perustiedot on kerätty. AI voi hoitaa tämän keskustelun ensimmäisen vaiheen.

Handoff ihmiselle

Jos asiakkaan tilanne on epäselvä, poikkeuksellinen tai vaatii harkintaa, työnkulku voidaan päättää ihmisen jatkokäsittelyyn.

AI VS. IHMISEN AJANVARAUS

Automatisoi toistuva osa. Jätä harkinta ihmiselle.

Ajanvarauksessa on usein sekä mekaanisia että harkintaa vaativia vaiheita. Mekaaninen osa voi olla asiakkaan nimen, yhteystietojen, palvelutarpeen ja ajankohtatoiveen kerääminen. Harkintaa tarvitaan esimerkiksi silloin, kun asiakkaan tilanne ei sovi tavalliseen palvelupolkuun, tarvitaan erityisjärjestelyjä tai oikea ajan pituus ei ole selvillä. Näissä tilanteissa AI voi valmistella asian ihmiselle sen sijaan, että se yrittäisi väkisin tehdä varauksen.

AI

Kartoittaa

Kerää toistuvat tiedot ja kysyy sovitut ajanvarausta tukevat kysymykset.

RULES

Rajaa

Määrittelee etukäteen, milloin prosessi voi jatkua ja milloin se pitää pysäyttää.

HUMAN

Vahvistaa

Ihminen voi käsitellä poikkeukset, erityistarpeet ja hyväksyntää vaativat tilanteet.

YHTEYS MUIHIN AI CALL -RATKAISUIHIN

Ajanvaraus on yksi puhelinagentin tehtävä, ei erillinen maailma.

Jos yrityksen tarve on ensisijaisesti puhelujen vastaanottaminen ja asian ensimmäinen kartoitus, tutustu AI-puhelinassistenttiin. Jos lähtökohtana on perinteisen vastaajan tai vastauspalvelun korvaaminen keskustelevalla ensimmäisellä kontaktilla, katso myös tekoälypuhelinvastaaja yritykselle. AI-ajanvaraus tulee mukaan silloin, kun puhelun selkeä tavoite on löytää tai valmistella asiakkaalle sopiva aika.

AI-AJANVARAUS KOKEILU

Valitse yksi ajanvaraustilanne ja testaa se ensin.

Kokeilu alkaa yhdestä konkreettisesta tilanteesta. Määritellään, mitä asiakas yrittää varata, mitä tietoja puhelussa pitää kerätä, miten ajankohtatoive kysytään ja mikä on turvallinen seuraava askel. Sen jälkeen keskustelu testataan ennen kuin mitään ulkoista kalenteri- tai muuta toimintoa otetaan käyttöön. Näin voidaan arvioida, onko AI-ajanvaraus oikeasti hyödyllinen juuri kyseisessä prosessissa.

Keskustele kokeilusta

USEIN KYSYTTYÄ

AI-ajanvaraus käytännössä.

Voiko AI oikeasti varata ajan kalenteriin?

Se riippuu käyttöönotosta. Julkinen AI Call -sivu ei oleta valmista kalenteri-integraatiota. Varsinainen kalenterikirjaus tehdään vain, jos kyseinen integraatio ja toiminto on erikseen toteutettu, testattu ja hyväksytty.

Mitä AI voi tehdä ilman kalenteri-integraatiota?

Se voi silti kartoittaa ajanvaraustarpeen, kerätä yhteystiedot, kysyä toivotun ajankohdan ja valmistella asian ihmiselle vahvistettavaksi.

Sopiiko AI-ajanvaraus kaikkiin toimialoihin?

Ei automaattisesti. Paras ensimmäinen käyttötapaus on prosessi, jossa kysymykset, tarvittavat tiedot ja handoff-raja voidaan kuvata selkeästi.

Voiko agentti muuttaa tai perua ajan?

Tällainen toiminto vaatii erillisen työnkulun ja mahdollisen integraation. Sitä ei pidä olettaa käytettävissä olevaksi ennen kuin se on kyseisessä käyttöönotossa todennettu.

Onko sivun tuoteikkuna live-ajanvaraus?

Ei. Nykyinen tuoteikkuna on havainnollistava demo, joka näyttää puheagentin käyttöliittymän ja keskustelun idean.

AI CALL

Tee ajanvarauksen ensimmäisestä puhelusta hallittu prosessi.

Rajataan ensimmäinen ajanvaraustilanne ja testataan keskustelu ennen laajempaa automaatiota.

Keskustele ratkaisusta