Puhelinajanvaraus tekoälyllä voi alkaa asiakkaan omilla sanoilla: agentti kartoittaa tarpeen, kysyy sovitut tiedot ja valmistelee seuraavan vaiheen ilman turhaa näppäinvalikkoa.
Powered by X 10X Voice AI
Kysy tarvittavat kysymykset ja vie asia hyväksyttyyn seuraavaan vaiheeseen.
MITÄ AI-AJANVARAUS TARKOITTAA?
AI-ajanvarauksessa puheagentin tehtävä on ymmärtää, miksi asiakas haluaa ajan ja mitä tietoja ennen seuraavaa vaihetta tarvitaan. Tämä erottaa puhelimessa tapahtuvan ajanvarauksen pelkästä verkkokalenterista. Asiakas voi kertoa tarpeensa omilla sanoillaan, minkä jälkeen agentti kysyy käyttötapauksen kannalta olennaiset tarkennukset: mitä palvelua tarvitaan, milloin asiakas toivoo aikaa, onko kyse uudesta vai olemassa olevasta asiakkaasta ja tarvitaanko ennen varausta muuta tietoa.
AI Call ei kuitenkaan oleta, että jokaisessa käyttöönotossa on automaattisesti valmis kalenteri-, CRM- tai muu integraatio. Julkisessa sivussa erotamme keskustelun ja varsinaisen ulkoisen toiminnon toisistaan. Agentti voi kartoittaa ja valmistella ajanvarauksen, mutta varsinainen kalenterikirjaus voidaan tehdä vain, jos kyseinen integraatio ja toimintaoikeus on erikseen toteutettu, testattu ja hyväksytty. Muussa tapauksessa seuraava vaihe voi olla esimerkiksi ihmisen vahvistus tai takaisinsoittopyyntö.
Asiakas kertoo, mitä hän haluaa varata tai mistä hän haluaa keskustella.
Agentti kysyy toivotun päivän, ajan tai muun sovitun saatavuustiedon.
Ajanvaraus valmistellaan hyväksyttyyn vahvistukseen, kalenteritoimeen tai handoffiin.
PUHELINVARAUKSEN TYÖNKULKU
Ajanvarauksen automatisointi toimii parhaiten silloin, kun ensimmäinen keskustelu voidaan kuvata selkeänä työnkulkuna. Kaikkia mahdollisia tilanteita ei tarvitse ratkaista. Riittää, että agentti tunnistaa käyttötapauksen, kysyy oikeat tiedot ja tietää, milloin prosessi voidaan viedä eteenpäin ja milloin tarvitaan ihminen. Tämä vähentää riskiä siitä, että puheagentti yrittäisi improvisoida varausta tilanteessa, johon sillä ei ole hyväksyttyä toimintatapaa.
Agentti selvittää, minkä palvelun, asian tai tapaamisen vuoksi asiakas soittaa.
Puhelussa voidaan kerätä esimerkiksi asiakkaan yhteystiedot, toivottu ajankohta ja muut ennalta määritetyt tiedot.
Agentti voi valmistella ajanvarausta tai siirtää asian ihmiselle sen mukaan, mitä käyttöönotossa on hyväksytty.
Varsinainen varaus, kalenterikirjaus tai muu ulkoinen toimi tehdään vain sellaisella tavalla, joka on erikseen toteutettu ja todennettu.
MISSÄ AI-AJANVARAUS VOI AUTTAA?
AI-ajanvaraus sopii parhaiten tilanteisiin, joissa asiakkaan ensimmäinen kysymys johtaa melko ennustettavaan prosessiin. Esimerkiksi palveluyrityksessä asiakas voi soittaa saadakseen ajan, pyytääkseen asiantuntijan soittoa tai selvittääkseen, mikä palvelu hänen tilanteeseensa sopii ennen varsinaista ajanvarausta. B2B-ympäristössä taas puhelu voi johtaa myyntitapaamisen valmisteluun, mutta ennen sitä tarvitaan muutama kvalifioiva kysymys. Olennaista on, että agentin tehtävä rajataan liiketoimintaprosessin ensimmäiseen hallittavaan osaan eikä sille luvata koko asiakaspolun automaattista hoitamista.
Asiakas kertoo tarvitsemansa palvelun. Agentti kysyy sovitut tarkentavat kysymykset ja kartoittaa, milloin asiakas toivoo aikaa.
Jos varsinainen kalenterikirjaus ei kuulu automaatioon, agentti voi silti kerätä asiakkaan toivoman yhteydenottoajan ja valmistella takaisinsoiton.
Joissakin prosesseissa aikaa ei kannata varata ennen kuin tarvittavat perustiedot on kerätty. AI voi hoitaa tämän keskustelun ensimmäisen vaiheen.
Jos asiakkaan tilanne on epäselvä, poikkeuksellinen tai vaatii harkintaa, työnkulku voidaan päättää ihmisen jatkokäsittelyyn.
AI VS. IHMISEN AJANVARAUS
Ajanvarauksessa on usein sekä mekaanisia että harkintaa vaativia vaiheita. Mekaaninen osa voi olla asiakkaan nimen, yhteystietojen, palvelutarpeen ja ajankohtatoiveen kerääminen. Harkintaa tarvitaan esimerkiksi silloin, kun asiakkaan tilanne ei sovi tavalliseen palvelupolkuun, tarvitaan erityisjärjestelyjä tai oikea ajan pituus ei ole selvillä. Näissä tilanteissa AI voi valmistella asian ihmiselle sen sijaan, että se yrittäisi väkisin tehdä varauksen.
Kerää toistuvat tiedot ja kysyy sovitut ajanvarausta tukevat kysymykset.
Määrittelee etukäteen, milloin prosessi voi jatkua ja milloin se pitää pysäyttää.
Ihminen voi käsitellä poikkeukset, erityistarpeet ja hyväksyntää vaativat tilanteet.
YHTEYS MUIHIN AI CALL -RATKAISUIHIN
Jos yrityksen tarve on ensisijaisesti puhelujen vastaanottaminen ja asian ensimmäinen kartoitus, tutustu AI-puhelinassistenttiin. Jos lähtökohtana on perinteisen vastaajan tai vastauspalvelun korvaaminen keskustelevalla ensimmäisellä kontaktilla, katso myös tekoälypuhelinvastaaja yritykselle. AI-ajanvaraus tulee mukaan silloin, kun puhelun selkeä tavoite on löytää tai valmistella asiakkaalle sopiva aika.
AI-AJANVARAUS PILOTTI
Pilotti alkaa yhdestä konkreettisesta tilanteesta. Määritellään, mitä asiakas yrittää varata, mitä tietoja puhelussa pitää kerätä, miten ajankohtatoive kysytään ja mikä on turvallinen seuraava askel. Sen jälkeen keskustelu testataan ennen kuin mitään ulkoista kalenteri- tai muuta toimintoa otetaan käyttöön. Näin voidaan arvioida, onko AI-ajanvaraus oikeasti hyödyllinen juuri kyseisessä prosessissa.
Hae pilottiinUSEIN KYSYTTYÄ
Se riippuu käyttöönotosta. Julkinen AI Call -sivu ei oleta valmista kalenteri-integraatiota. Varsinainen kalenterikirjaus tehdään vain, jos kyseinen integraatio ja toiminto on erikseen toteutettu, testattu ja hyväksytty.
Se voi silti kartoittaa ajanvaraustarpeen, kerätä yhteystiedot, kysyä toivotun ajankohdan ja valmistella asian ihmiselle vahvistettavaksi.
Ei automaattisesti. Paras ensimmäinen käyttötapaus on prosessi, jossa kysymykset, tarvittavat tiedot ja handoff-raja voidaan kuvata selkeästi.
Tällainen toiminto vaatii erillisen työnkulun ja mahdollisen integraation. Sitä ei pidä olettaa käytettävissä olevaksi ennen kuin se on kyseisessä käyttöönotossa todennettu.
Ei. Nykyinen tuoteikkuna on havainnollistava demo, joka näyttää puheagentin käyttöliittymän ja keskustelun idean.
AI CALL
Rajataan ensimmäinen ajanvaraustilanne ja testataan keskustelu ennen laajempaa automaatiota.
Keskustele ratkaisusta